如何跟审计机关沟通工作?
与审计机关沟通问题时,以下是一些有效的沟通技巧和建议:
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注重礼节
对被审计对象以礼相待,在称呼前加上“职务”或“老师”等表示尊敬。
避免使用不礼貌的用语,如“我不同意你的解释”、“你的逻辑是错误的”等,更不能使用恶意评价的语言。
使用中性措辞
在沟通审计发现时,避免使用“你”、“你们”等有针对性的人称措辞。
尽量使用带有中性的、针对事情的措辞,如“这件事高于市场价格50%”。
避免夸大性词语
不应使用“太离谱”、“过于虚高”等词语,而应就具体数据来说明问题。
取得共识
在沟通具体审计发现前,应与被审计对象在一些总体方面找到共同点。
例如,可以同意“被审计对象同意内部审计工作能给组织增加价值”或“审计人员对目前被审计对象业绩压力也表示理解”。
避免逼迫对方
不应在沟通审计发现时说“你最终还是承认了审计人员的判断”、“你应该为你的行为承担一切后果”等。
沟通的目的不是为了征服被审计对象,而是为了让被审计对象接受审计发现的事实。
明确沟通目的
在审计计划和现场工作阶段,明确沟通目的,收集证据和建立关系。
沟通要有针对性,注意快捷准确,以点带面,缩短沟通时间。
巧妙提问
提问要围绕审计目标,精列要点,做到深浅适度。
避免指责性或领导性口吻,采用开放性的问题,引出受访者的谈话。
在对舞弊问题的调查中,使用某些令对方恼火的问题,有益于得出真相。
选择合适的环境
选择合适的沟通场所,创造良好的沟通环境,使受访者乐意合作。
例如,在受访者的工作场所进行沟通,有助于现场了解业务过程。
考虑人数和时间
根据沟通的目的不同,选择进行一对一的讨论或是召开座谈会等形式的多人互动。
尊重受访者的时间,预先设定一个时间限制,尽量不超过一小时。
适当闲聊
沟通开始时最好是非攻击性的问题,或者是采用尊重的态度,进行非正式的谈话。
避免与受访者进行私人话题的讨论,尤其是第一次进行沟通时。
耐心倾听
倾听也很重要,应该少“说”多“听”,创造信任气氛,取得对方信任。
抓住被调查对象所提供的资料、证言、证据之间的相互矛盾之处,在耐心倾听中出其不意地用其矛攻其盾。
注意语言
成功的沟通,语言行为传递的信息要占50%,注意说话的内容、语速、语调和身体语言。
通过身体语言表明真诚,表现出是提供帮助而不是进行责备。
畅通渠道
受访者常常在沟通后的1~2天会想起一些重要的信息,所以,审计人员需要敞开大门,欢迎随时联系。
通过以上技巧和建议,审计人员可以更有效地与被审计单位沟通,确保审计工作的顺利进行。
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